การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงาน

เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ ของสำนักงานอัตโนมัติแล้วเชื่อว่า ทุกคน อยากใช้แน่นอน เพราะเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้ ดีขึ้นอย่างมาก และเพิ่มความสะดวกสบายได้การจัดการด้านเอกสาร อื่นๆอีก แต่ก็ต้องมาวิเคราะห์กันอีกว่า คุ้มค่ากับการลงทุนหรือหรือไม่ การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เป็นผู้จัดการระบบดังนั้นก่อน จะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่าย ผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะใช้บริการด้านการใชห้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดค่าตอบแทน การพิจารณา จากผู้ขาย ควรเรียก จากหลายๆบริษัทมา เพื่อที่จะได้เปรียบเทียบถึงข้อแตกต่าง ของแต่ละที่ แล้วตัดสินใจเลือก ที่ๆ ดีที่สุดคุ้มค่ามากที่สุด

2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล เข้ามาร่วมด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการ

3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญเพียงพอที่จะตั้งทีมงานขึ้นมาเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท ซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มที่เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเป็นพิเศษ

4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอกและ ภายใน เพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทในขณะที่ที่ปรึกษา

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานมีดังนี้

1.การจัดการด้านเอกสารภายในพิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่างๆ เช่น ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา เวลาที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร เวลาที่ต้องการให้เอกสารเสร็จ ปริมาณเอกสารมีมากน้อยเพียงใด และ เอกสารที่ต้องทำสำเนามีมากหรือไม่ ปริมาณเอกสารที่ผิดพลาด และจะต้องถูกแก้ไข ระบบคุณภาพและความสวยงามของเอกสารที่พิมพ์

2.การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ เป็นการดูระบบสำนักงานที่ทำอยู่ในปัจจุบันว่าเหมาะดีหรือยัง หรือควรจะแก้ไขจุดใด เพื่อให้ระบบการทำงานคล่องตัว

ระบบสำนักงานอัตโนมัติปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เทเลเท็กซ์ เครื่องเขียนตามคำบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เครื่องโทรสาร ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้ นำไปประยุกต์ใช้กับ งานสำนักงาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในระบบสำนักงาน จึงเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเทคโนโลยีดังที่กล่าวมานำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง งานสื่อสารสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

ที่มาhttp://surasit208.blogspot.com/2008/07/blog-post_08.html